Si eres un poco desastre, seguramente te veas a ti mismo de vez en cuando tratando de poner orden en tu vida. Y ya ni te cuento si estás pensando en emprender o ya tienes un proyecto en marcha.
A mí me pasaba y me sigue pasando, para que mentirte. Pero viendo la diferencia que supone en la vida el simple hecho de llevar cierto orden me ha hecho ponerme en serio a buscar un sistema que me facilite cualquier cosa.
Creo que la diferencia entre tener un sistema de organización y no tenerlo es demasiado grande como para dejar apartado este tema para nuestro yo futuro. Te diría incluso que merece la pena parar todo lo que estés haciendo y darle prioridad absoluta a este asunto.
Si eres de los que tienen mil pestañas abiertas sobre temas que te interesan que no cierras por miedo a perder la información, te dedicas a ir dejando por cualquier lado anotaciones de cosas importantes para hacer, te levantas por las mañanas y no sabes que vas a hacer ese día o eres de los que está todo el día buscando archivos que guardaste a saber dónde, efectivamente, necesitas un sistema.
Y como te comentaba en otros episodios, en los últimos años han surgido muchas herramientas que prometen darnos todo el orden y productividad que estábamos buscando.
Aunque la herramienta quizá no sea lo más importante, al menos no más importante que el sistema, sí que conviene echar un vistazo a lo que nos ofrece el mercado para ver cual nos conviene más.
En su día yo me estrené en este tipo de aplicaciones con Trello. No sé si te acordarás, pero hace unos años estaba muy de moda y todo el mundo hablaba maravillas de ella.
Trello ofrece un sistema de organización por tarjetas con el que, de una forma muy visual, podremos ver nuestros avances en diferentes situaciones.
Creo que es un buen gestor de tareas y he visto que han ido añadiendo funcionalidades a lo largo de los años, pero comparándolo con mi herramienta favorita (que luego te comentaré) se me queda muy corta. Aunque igualmente, es posible que, si estás buscando algo simple y rápido para gestionar tareas sin complicarte la vida, Trello te puede encajar perfectamente. Para mí, lo mejor de Trello es su sencillez y su facilidad para ver las cosas de un solo vistazo.
Más adelante me dio por probar Asana, otra herramienta que dio mucho que hablar en su momento. Asana es un gestor de proyectos bastante orientado al mundo de la empresa, ya que sus puntos fuertes se basan en la colaboración con miembros del equipo y en gestión de clientes.
Si trabajas con más gente y buscar una herramienta solo para tu proyecto, podría servirte, aunque para mí, de nuevo no llega al nivel de mi herramienta top.
Con el paso del tiempo se han puesto muy de moda las herramientas enfocadas en gestión de notas. Aquí voy a diferenciar dos gigantes del sector: Evernote y Roam Research.
Seguramente Evernote sea la que más te suene, ya que lleva años pegando fuerte y aún sigue ahí, dando guerra.
Yo la utilizo en algún proyecto actualmente y reconozco su potencial. Para capturar información y tener un registro de notas es bastante potente, y la verdad es que se están poniendo las pilas con sus actualizaciones. Tiene una versión gratuita que es más que suficiente para el día a día, pero si quieres sacarle toda la chicha te tocará pasar por caja.
Roam es la nueva superestrella del sector y ha dado mucho que hablar en los últimos meses. Por lo visto, hablan de ella como la herramienta ideal para construir un segundo cerebro debido a la capacidad que tiene para atar cabos en toda la información que vayas añadiendo.
Eso sí, con Roam te tocará pasar por caja desde el minuto uno ya que no cuenta con versión gratuita.
Tanto Evernote como Roam son herramientas más bien enfocadas en lo que te comentaba antes, gestionar información.
La cuestión es que acabaron llegando al mercado otra serie de aplicaciones más globales capaces de hacer cualquier cosa poniendo el límite en tu imaginación.
Si bien son herramientas que pueden asustar un poco al principio por la cantidad de opciones que traen, creo que merece la pena estudiarlas, puesto que son tan potentes que nos van a servir para hacer auténticas virguerías.
Y dentro de este grupo creo que las dos más interesantes son Coda y Notion.
Con Coda tuve un enamoramiento en su día, pero si te soy sincero, el hecho de que pusieran ciertas limitaciones en su versión gratuita me echó para atrás.
Y precisamente en ese momento apareció Notion anunciando una versión ilimitada gratuita para uso personal, lo que ha hecho que sea la herramienta de moda, aunque también por todo lo que aporta.
Y sí, Notion es mi ojito derecho y estoy formándome para sacarle todo el jugo posible. Si también quieres subirte al carro, te voy a recomendar algunos recursos y a dar también ideas para ver qué puedes hacer con ella.
Para empezar, vete a aprendenotion.com y empápate del curso gratuito que verás allí. Esta genial para descubrir las funcionalidades de la aplicación y para descubrir todo su potencial.
Al ser algo más visual, creo que tampoco tiene sentido que te explique yo nada por aquí. Lo que sí puedo hacer es compartir contigo algunas de las funcionalidades que estoy comenzando a preparar para organizarme en Notion.
Antes que nada, debes tener un sistema base para gestionarlo todo. Aquí te emplazo a escuchar de nuevo el episodio 392 donde hablo del sistema PARA de Thiago Forte en el todo se organiza en torno a proyectos, áreas de interés, recursos y archivos.
¿Y cómo le voy a sacar jugo? Pues tengo mil ideas para poner en marcha. Precisamente, en primer lugar, me va a servir como repositorio de ideas, y aquí podemos englobar muchas subcategorías: ideas de negocio, ideas para podcast, ideas para libros…
Me servirá también para crearme un calendario editorial y tratar así de poner orden en cuanto a la creación de contenido. Otro uso que me va a venir genial será el de capturar en un único lugar ideas y recursos que me voy encontrando por la red. Adiós a tener mil pestañas abiertas en el navegador.
Igualmente, con Notion voy a empezar a hacer trackings de todo tipo de cosas: gestión de ingresos y gastos, trackings de hábitos, seguimiento de lecturas, comidas semanales…
Otro uso interesante será el de digitalizar y trackear mi seguimiento médico. Tener todos los papeleos médicos, las consultas, mi evolución y cualquier otro dato en una misma base creo que es algo que todos deberíamos hacer.
Podría estar así un rato largo y no terminaría, los usos son infinitos. De hecho, hasta puedes hacer una web con Notion. Si te fijas, precisamente la web de aprendenotion.com… ¡está hecha en Notion!
Espero haberte evangelizado y que comiences al menos a investigar sobre los usos que le podrías dar a esta fantástica herramienta.