Tanto para sacar adelante proyectos online como para tener cierta organización en todas las áreas de tu vida, es casi imprescindible tener un sistema que nos facilite las cosas, al menos que no quieras ir como pollo sin cabeza y te guste sufrir, claro está.
Afortunadamente, en los últimos años tenemos a nuestra disposición muchas herramientas digitales que pueden facilitarnos la vida en gran medida si sabemos aprovecharlas bien, y además hasta son gratuitas.
Pero hoy no voy a hablarte de herramientas digitales, para eso dedicaré un episodio pronto en exclusiva, sino que voy a tratar de explicarte un modelo que quizá te sirva para crear tu propio sistema de organización.
Y es que, con tantos libros, podcast, artículos que leemos, proyectos que queremos desarrollar, áreas en las que queremos mejorar… ¿Cómo lo hacemos para organizar toda esa información y a la vez conseguimos que sea fácil acceder a ella e incluso logrando interrelacionarla?
En los últimos tiempos se ha puesto de moda el concepto de construir un segundo cerebro que nos eche un cable en todas estas situaciones, ya que el que tenemos parece que empieza a quedarse corto.
Este término creo que fue acuñado por Thiago Forte, e incluso ha creado un curso que se ha hecho bastante popular en torno a este concepto.
Hoy voy a explicarte el método en el que se basa Thiago para organizar la información digital y que no es otro que el método PARA.
Y no, Thiago no nos está diciendo que paremos, ya que el significado de estas siglas vendría a ser proyectos, áreas, recursos y archivos.
Los proyectos son una serie de tareas vinculadas a un objetivo final y con una fecha límite. Como ejemplo, podríamos poner lanzar una web, escribir un libro, planificar tus próximas vacaciones, etc.
Las áreas de responsabilidad son precisamente áreas de nuestra vida que queremos mantener a lo largo del tiempo, como podrían ser la salud, las finanzas, la escritura, etc.
Los recursos se refieren a ciertos temas sobre los que podemos tener cierto interés, como, por ejemplo, recetas, música o cualquier otro tema que nos interese y sobre el que queramos organizar la información que vamos recopilando.
Por último, los archivos, el lugar donde se guardan elementos que ya no están activos dentro de las otras tres categorías. Aquí podríamos meter proyectos finalizados, recursos que ya no nos interesan o áreas a las que ya no queramos dar más seguimiento. Quizá algún día nos pueda ser útil esta información.
Donde más se confunde la gente es en la distinción de los conceptos de proyectos frente a las áreas.
Los proyectos tienen un objetivo claro a alcanzar en una fecha concreta que terminará con su consecución y eliminación de nuestra lista.
En cambio, las áreas no tienen ni fecha de finalización ni resultado final, sino que se continúan indefinidamente en el tiempo, con mayor o menor intensidad según nos interese.
Lo ideal es que los proyectos se enmarquen dentro de las áreas, veamos algunos ejemplos:
- Publicar un libro es un proyecto, escribir es un área.
- Ir de vacaciones a Londres en 2021 es un proyecto, viajar es un área.
- Hacer una ultraman es un proyecto, deporte es un área.
Como ves, así es más fácil de entender. Al final, los proyectos que acabamos de ver tienen una fecha en la que se darán por concluidos, mientras que las áreas las mantendremos tanto como nos sigan interesando.
La zona de recursos es la que normalmente usamos para acaparar contenido de investigación sobre temas que nos suscitan interés. Creo que esta zona es bastante importante y una de las que más movimiento va a tener, ya que, además, es normal que toque muchos temas.
Thiago muestra una captura con su zona de recursos y se pueden ver decenas de subcarpetas en los que trata temas como cocina, historia, estudios sobre salud, música… vamos, mucha variedad.
Los archivos, aunque pueda parecer que sea guardar cosas al más puro estilo Diógenes, tienen su importancia, porque muchas veces nos van a servir para reciclar contenidos y reutilizarlos en nuevos proyectos.
Como ves, es un tema que daría para mucho, aunque creo que sería mejor explicarte en forma de vídeo para que se entienda mejor. Al final son realmente 4 organizadores con los que podemos poner en orden toda nuestra vida.
A parte estaría el tema de elegir una herramienta en la que organizar este sistema. Creo que dos de las que mejor se adaptarías son Notion y Evernote, ambas con versiones gratuitas.
De hecho, he estado mirando algunos videos sobre como montar un sistema así con estas herramientas y he pensado que podría crear uno precisamente creando un sistema basado en esta premisa.
La verdad es que aún soy un poco caos con ciertos temas organizativos, y estoy seguro que teniendo un sistema tan claro como este y dándole importancia en mi día a día podría, más que lograr sacar mayor rendimiento a mi tiempo (que también), ganaría en tranquilidad.
Si eres de los que aún no tiene un sistema de organización para todos los aspectos de su vida, más allá de los proyectos online, creo que te toca parar y darle una vuelta a este asunto.
Como te digo, si de verdad te interesa tanto que te hable de herramientas para crearlo como la posibilidad de que haga un video con un proyecto real, coméntamelo y me pongo con ello encantado.