Ya te he hablado en otros episodios sobre los problemas que yo mismo sufro con el asunto de la productividad y que estoy seguro de que tú también sufres.
A mi particularmente me ocurre que soy demasiado optimista planificando, y cuando llega el momento de ponerse manos a la obra… no sé ni por dónde empezar. Y pasa lo que pasa, que los proyectos quedan a medias…o directamente ni se empiezan.
Hay muchas fórmulas para ser más productivos, pero ninguna es la fórmula mágica. Además, puede que lo que me funcione a mí no te funcione a ti… pero el caso es ir probando hasta dar con la tecla adecuada.
Hoy vengo a compartir contigo el método Ivy Lee, una fórmula de productividad bastante antigua pero que, al menos sobre el papel, parece bastante interesante.
Y cuando te digo que esta fórmula es antigua me refiero a que tiene más de un siglo a sus espaldas.
Trasladémonos a 1918, dónde uno de los hombres más ricos de la época y cuyo nombre es casi impronunciable (Charles M. Schwab) quiso mejorar la productividad de su equipo de trabajo.
El caso es que llamó a Ivy Lee, un conocido consultor especializado en productividad con gran éxito en el mundo de los negocios y le pidió que le enseñase a fijar un sistema para hacer más cosas. Es curioso como ya en pleno 1918 estuvieran tan involucrados con el asunto de la productividad, algo que puede sonar relativamente moderno.
Lo que también fue curioso fue la forma que tuvo Ivy Lee de cobrar sus servicios de consultoría. Por lo visto se negó a cobrar nada por sus consejos, pero sí que dejó caer que en el caso de que su estrategia funcionase, le enviasen un cheque después de tres meses con la cantidad que considerasen que valían sus servicios.
Al empresario de nombre impronunciable parece que le gustó todo lo que Ivy le dijo y le dio luz verde.
Ivy no invirtió demasiado tiempo en mostrar su método. Solo necesitó realizar sesiones de 15 minutos con cada ejecutivo para explicarles su curiosa rutina diaria para hacer más cosas.
Antes de exponer los pasos en los que consistía el método ya te adelantó que funcionó, y mucho. El señor Schwab quedó tan impresionado por los resultados que envió a Ivy un cheque por valor de 25.000 dólares, todo un montón de dinero en aquella época.
Pues bien, vamos ya con los pasos del método de Ivy Lee, a ver qué te parecen y si te resultan lo suficientemente interesantes como para ponerlos en práctica:
Paso 1: Al final de cada día, escribe en una lista las seis cosas más importantes que deberías hacer durante la siguiente jornada. Importante, solo seis. No te vengas arriba y te pongas a escribir sin control.
Paso 2: Ordena el listado según la importancia de cada tarea.
Paso 3: Al día siguiente, concéntrate sólo en la primera tarea de la lista. Trabaja en ella y no pases a la siguiente hasta que la termines.
Paso 4: Continua con el resto de tareas de la lista con el mismo método. Al final de día, si hay alguna tarea que no has podido terminar, pásala al listado de tareas para hacer el siguiente día.
Paso 5: Repite el proceso cada día.
Como ves, es un método a priori bastante sencillo de seguir y que pone sobre la mesa algunos beneficios interesantes:
Adiós al multitasking: Si seguimos este método a rajatabla tendremos que decir adiós al multitasking, o lo que es lo mismo, al hecho de estar llevando varias tareas al mismo tiempo. Todos caemos en el multitasking alguna vez, y la verdad, a mi me da bastantes malos resultados. Intentar hacer varias cosas a la vez suele terminar con no hacer bien ninguna de ellas, por lo que enfrentarse solo a una tarea y no parar hasta terminarla puede suponer una ventaja.
Menos decisiones: Otro clásico en las mañanas emprendedoras. “Y hoy, ¿qué voy a hacer? ¿Con qué empiezo?” Típicas preguntas que a más de uno le comen la moral cada día. Si el sistema toma la decisión por nosotros, eso que nos ahorramos.
Te fuerza a decir que no: Al hacer un listado tan concreto y limitado, vamos a tener que decir que no a muchas cosas, y para los que les cuesta especialmente este tema, puede serles especialmente útil.
Problemas del método Ivy Lee
Aún sin haberlo probado, veo algunas lagunas en el sistema, vamos a repasarlas:
Conocer bien los tiempos que llevará cada tarea: Si no conocemos exactamente el tiempo que vamos a tardar en realizar una tarea, este sistema puede complicar las cosas. Yo aquí quizá variaría el método y a la vez que asigno mis seis tareas diarias me encargaría de asignar tiempos máximos para cada una de ellas, o al menos trataría de medir bien los tiempos para que no se desmadrase el asunto.
Posibles atascos en tareas: Me asusta especialmente la posibilidad de quedarme atascado en una tarea que, por la razón que sea, no se acaba de terminar. El sistema es muy rigido y nos dice que no pasemos a la siguiente tarea hasta terminar la que estamos llevando a cabo, pero entiendo que habrá situaciones en los que el atasco va a requerir que dejemos esa tarea de lado, o simplemente acabaremos atascando todo nuestro día.
No aplicable a todo el mundo: Si no eres dueño de tu tiempo, este sistema no te servirá en muchos casos. Piensa en la cantidad de llamadas, emails y todo tipo de situaciones en los que tenemos que interactuar con otras personas de forma más o menos rápida. Como digo, dependerá de cada caso.
Llevar más de una lista de tareas: Este, más que un problema, es una duda que me surge. ¿Se podrían crear varios listados de seis tareas en función de los proyectos? Se me ocurre que quizá podríamos crear un listado a nivel de tareas personales o incluso varios listados si tenemos varios proyectos en marcha. Aunque aquí empezaríamos a desequilibrar la balanza y esas tareas seis tareas iniciales se empezarían a incrementar demasiado. Quizá si dividimos el día en secciones y aplicamos en cada sección un listado diferente podría tener cierto uso.
Pues hasta aquí el método de productividad de Ivy Lee. Yo particularmente no lo seguiría tal y como se estableció en su momento, pero sí que me quedo con el asunto de acotar mucho el número de tareas a realizar cada día y sobre todo con el tema de intentar quitarnos cuanto antes aquello que es más importante.