Cosas importantes, pero no urgentes

Hoy te voy a hablar sobre un tema de gestión en el que particularmente siento que estoy fallando, así que qué mejor que sacarlo a la luz para ponerle solución e inspirarte si tú mismo te has sentido así alguna vez.

Y es que cuando estamos con mil proyectos a la vez, si no tienes una muy buena organización, vas a acabar perdiendo tu tiempo y tu dinero.

No voy a hablarte en este episodio de cómo sería un sistema de organización general para la vida de un emprendedor porque entiendo que daría para hacer un curso de varias horas (me lo apunto para el futuro, creo que es un tema interesante).

Me voy a centrar en la gestión de las tareas que son importantes, pero no corren demasiada prisa.

Puede que este tema te suene del libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, un manual recomendadísimo que yo mismo espero volver a releer pronto, ya que lo tengo un poco olvidado.

Efectivamente, en el libro se explica el famoso cuadrante en el que se pueden clasificar las tareas en: urgentes e importantes, urgentes y no importantes, no urgentes e importantes y no urgentes y no importantes.

El punto es que cuando una tarea es urgente e importante, la respuesta ante la duda de qué debemos hacer es bastante obvia: se hace ya y no hay más que hablar.

Si es urgente y no importante lo podemos incluso delegar, y si no es ni urgente ni importante, o bien lo hacemos más tarde o incluso lo podemos descartar.

La clave para mi es el cuadrante importante pero no urgente, ya que puede ser una trampa mortal si no estás atento.

Y es que son muchas las tareas que tienen realmente mucha importancia, pero como no son demasiado urgente, las vamos dejando para más adelante.

En mi caso vengo arrastrando una serie de tareas importantes en mis proyectos que no termino de completar.

Por ejemplo, tengo planeado actualizar mi web personal, subir las entradas del podcast, crear un lead magnet… la lista es larga.

Es muy común que se cumpla al emprender el refrán “en casa de herrero, cuchara de palo”. Tendemos a prestar toda la atención a proyectos externos, pero cuando se trata de afilar los nuestros parece que no les damos la atención que merecen.

Una de las claves que existen para que estas tareas se terminen ejecutando es agendándolas. Aquí también habría que diferenciar las tareas que se pueden terminar en un atracón de trabajo de aquellas que por su propia naturaleza van a llevar bastantes horas.

En ambos casos la clave es agendar.

Y aquí entran en juego el tema de crear, al menos, dos tipos de sistemas para controlar tu vida: Un sistema para medir el tiempo que inviertes y un sistema para distribuirlo.

Creo que podría dedicar otros episodios en exclusiva a estos apartados, ya que así me puede explayar y mostrarte algunas de las mejores herramientas para llevar el control de ambos sistemas. En cualquier caso, si te interesa, házmelo saber y me pongo con ello.

Un buen primer paso para solucionar este problema es pararse a pensar. El tiempo para pensar está infravalorado y creo que cualquier proyecto online necesita este tipo de acción.

El simple hecho de sentarse en una mesa sin ninguna distracción, papel y boli en mano… ¡es algo poderosísimo!

La cuestión es ir apuntando todas esas tareas importantes que hemos ido dejando de lado para empezar a ponerle solución al asunto.

Para no abrumarnos sería conveniente dividir estas tareas en pequeñas subtareas.

Por ejemplo, en mi lista de tareas tengo la de actualizar la web. Aquí debería ir creando los pasos que tengo en mente para completarla: Elegir el theme, modificar la página de servicios, crear un nuevo texto en la página “sobre mí”, etc.

Por último, toca dar el paso de decidir cuando voy a dar cada pequeño paso. Si son cosas que te dan “mucha pereza”, lo mejor es empezar con tareas que sean fáciles de cumplir.

Yo soy el primero que si algo no le motiva… al final acaba por no hacerlo. Vamos a “engañar” a nuestro cerebro poniéndoselo tan fácil que no pueda decir que no, hasta ir cogiendo el hábito.

Igual entre tus tareas está escribir un artículo sobre un tema en concreto. Si te da mucha pereza prueba a dividir la tarea hasta el mínimo en el que te sea imposible negarte a hacerlo. Por ejemplo, escribir una introducción, buscar una fuente interesante, ponerte con el primer párrafo… Con el tiempo lo ideal es que vayas haciendo “musculo mental” y te vaya resultando cada vez más sencillo.

Al final se trata de darle menos vueltas a todo e intentar automatizar el proceso: que sepamos de antemano qué tenemos que hacer, que sea sencillo comenzar, que sepamos exactamente cuándo lo vamos a hacer…

En fin, un tema muy importante en el que muchos seguimos pecando, especialmente cuando se trata de cosas para nosotros mismos. Te animo a comenzar pensando en esas dichosas tareas que llevan enquistadas demasiado tiempo y a que comiences el proceso.

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