¡Muy buenos días! Volvemos a la carga con otro episodio de “Negocios en directo” en el que de nuevo te cuento desde un punto de vista más personal diferentes reflexiones sobre el emprendimiento.
Hoy te quería hablar de la gestión del correo. No se como te organizas en tu caso, pero yo tengo que admitir que tengo muchos problemas en este aspecto, y voy a tratar de ponerles remedio.
En primer lugar, están las cuentas de correo. ¿Cuántas tienes tú? Porque yo creo que no podría contarlas todas. En su día añadí todas las que recordaba a Lastpass, mi gestor de contraseñas (si no usas uno, te lo recomiendo), pero aún así, seguro que tengo alguna que otra perdida por ahí.
En mi caso también tengo el problema de que una de mis principales cuentas tiene un nombre un poco feo, que le vamos a hacer, eran otros tiempos… No te aconsejo utilizar este tipo de direcciones de email, sobre todo en tu vida laboral, porque no dan muy buena imagen.
Y vamos a añadir a la ecuación el que es para mi el gran problema: El hecho de tener la bandeja de entrada llena hasta arriba y hecha un caos.
Creo que tengo un poco de Síndrome de Diógenes Digital y acumulo emails como si se fueran a acabar.
¿Cómo pretendo acabar con todos estos problemas? Creo que lo ideal sería tener un número de cuentas de email muy controlado. No puedo decirte un número, ya que depende de cada caso, pero la cuestión es que no se descontrolen. Por ejemplo, supongamos que prefieres tener separadas en diferentes cuentas los temas personales, los laborales, las newsletters a las que te apuntas y un correo para pruebas. Puede ser perfectamente factible, aunque yo creo que el número ideal de cuentas principales es dos (que son las que debes controlar perfectamente) y quizá crear alguna cuenta alternativa para según qué casos.
Eso sí, de nuevo te recomiendo que las organices todas en torno a un sistema como Lastpass para no perder ninguna.
Vamos ahora con el gran problema: la gestión de los emails en el día a día. En mi caso tengo un problema bastante serio con mi cuenta “de toda la vida”. Tengo miles de emails acumulados en la bandeja de entrada. Esto genera, además de caos, una sensación de desorden que me molesta bastante, la verdad. ¿Cómo solucionar este tipo de situaciones de una forma rápida?
Con el botón mágico de archivar. Como no sé qué emails quiero conservar y cuales quiero borrar, de momento los archivo todos. Hay que tener en cuenta que esta cuenta (valga la redundancia) está alojada en Hotmail, y puede variar de un gestor a otro.
Al archivar esta lista de emails imposible de seguir gano instantáneamente esa paz mental que se consigue al alcanzar el llamado Inbox Zero. Aunque quizá el logro más importante es que nos da la oportunidad de gestionar de forma correcta los nuevos emails entrantes.
También es aconsejable tener diferentes carpetas para archivar ciertos emails que pueden tener ciertas características, como los de un socio de negocio, newsletters, facturas… cosas así.
En cualquier caso, el reto ahora será mantener el inbox zero cada día, archivando y eliminando adecuadamente los correos una vez respondidos.
Ahora bien, esos miles de correos archivados así, sin ton ni son, no acaban de dejarme tranquilo. Primero, porque probablemente esté acumulando emails que no sirven para nada y que nunca volveré a leer y segundo, porque todos esos emails ocupan espacio en el servidor, así que algo hay que hacer.
En Hotmail es fácil acceder a esta carpeta, por lo que mi plan sería dedicar un tiempo cada día a hacer una “limpia” de emails archivados, comenzando por los más antiguos. No sé si merecerá la pena, pero bueno, ya te iré contando como me ha ido con este plan.
Y relacionado con los correos está el tema de las contraseñas. Últimamente estoy viendo casos de gente a los que les han hackeado sus cuentas, incluso teniendo el doble factor de verificación activado. He leído historias un poco “raras” sobre gente a la que les han hackeado debido duplicándoles la tarjeta SIM para acceder así a este mensaje de verificación. Yo lo que recomiendo para aplicar este sistema de doble verificación es simplemente utilizar la herramienta Google Authenticator, que genera códigos aleatorios que cambian constantemente para poder acceder a todo tipo de cuentas. Si tienes Paypal y no utilizas la doble verificación, ya estás tardando en ponerle remedio.