Te he hablado en otras ocasiones sobre los teléfonos y lo improductivos que son de cara a nuestros proyectos, robándonos tiempo a diestro y siniestro. ¿Y qué pasa con el email?¿Acaso no nos hace igualmente improductivos? Veamos cual de las dos opciones es la mejor, o al menos la menos mala.
Emails e improductividad
Se dice que los emails suponen una de las fuentes de derroche de tiempo más importantes. Hay de hecho un informe de McKinsey que indica que muchos profesionales pasan una media de 2 horas y media diarias con el asunto del email, leyendo, respondiendo y gestionando. A mi me parece demasiado, pero tampoco lo he medido en mi caso (quizá debería…).
El caso es que también, a parte de toda esa cantidad de tiempo, afecta de forma muy negativa a nuestro flujo de trabajo. Cuando estamos haciendo una tarea importante y nos llega un email de cierta importancia, han calculado que se tarda unos 23 minutos en volver a prestar toda la atención en la tarea que estábamos realizando. No sé cómo han dado con esta cifra, pero si es cierta, el email ya no parece tan bonito como lo pintaban como sustituto del teléfono…
Pero no nos dejemos llevar por la negatividad. Luego te contaré algunos trucos para ser más productivos con el email, pero ahora quiero mostrarte porqué las llamadas son las verdaderas asesinas de la productividad:
Las llamadas, la peor opción
- Pérdida de tiempo en secreto: Una conversación que en teoría debería durar unos cinco minutos se acaba convirtiendo en una llamada de una hora. Las divagaciones al teléfono son constantes; de un tema sale otro tema, otra propuesta… y cuando te quieras dar cuenta esa llamada se a comido gran parte de tu jornada. Aquí desde luego el email gana por goleada, ya que al escribir sobre un tema debemos “poner en orden” nuestros pensamientos y ser más concretos. Además, normalmente cuando un cliente te escribe un email no se va a “enrollar” con cualquier otro tema que no tenga nada que ver. Escribir conlleva un esfuerzo mayor y por lo tanto las personas tendemos a ser más concretas en los email en vez de divagar tanto como en una conversación de tú a tú.
- Respuestas que llevan a más preguntas: Cuando recibes una llamada se te “exige” que respondas en el momento, y puede que no tengas una respuesta adecuada o simplemente tengas que buscar nueva información para poder responder. Un email te permite preparar la respuesta adecuada, reflexionar, reunir toda la información necesaria y enviarla en un único documento, sin más.
- Una batalla de ida y vuelta: En muchas ocasiones las llamadas se convierten en un partido de tenis. Que si tienes que avisar a tal persona para preguntarle X cosa, que si vuelve a llamar para dar una respuesta y seguramente surjan nuevas preguntas que requieran de nuevas llamadas para dar nuevas respuestas… ¡es un pozo sin fondo para tu tiempo! Con el email puedes comunicarte con varias personas al mismo tiempo, ir más al grano sobre todo ganar velocidad de respuesta.
Pero vale, los email tampoco es que sean la panacea, pero si reenfocamos la forma en la que interactuamos con ellos podemos hacer que sean una herramienta que al menos no nos robe demasiado tiempo y nos haga ser más productivos.
Hay mucha gente que se pasa el día pendiente de la bandeja de entrada, actualizándola constantemente de forma casi obsesiva.
Para salir de esta obsesión, ahí van tres consejos para ser más productivo con el email sin volvernos locos:
- Acota horarios para revisar los emails: Se acabó eso de estar todo el día pendiente de la bandeja de entrada. Establece en tu calendario diario cuantas veces y a que horas tocará revisar los emails. Aquí dependerá de cual sea tu trabajo, tus horarios y puede que alguien necesite solo revisar su bandeja una vez cada día y otra persona necesite 5. Aunque intenta que no sean demasiadas, ya que sino no serviría de nada.
- Responde rápido: Muchas veces postergamos el hecho de responder un email a saber porqué. Quizá buscamos una respuesta perfecta o simplemente procrastinamos, pero por mi propia experiencia, la gran mayoría de emails se pueden responder en el momento. Intenta responder nada más leerlo, siempre que sea posible, ya que sino vas a empezar a acumular emails, que luego tendrás que buscar, volver a leer…y te “comerán” el doble de tiempo. Si tienes una respuesta para el email, responde, y punto.
- La técnica “If-then”: Esta técnica proviene del libro “La jornada laboral de cuatro horas” y consiste en añadir posibilidades a tus emails. Por ejemplo, supongamos que quieres quedar para comer con un cliente. Le puedes enviar un email preguntándole como le va mañana a las 14 horas en el restaurante X, y añadir que, si no le encaja bien, proponga otras 2 fechas concretas. Con esto estamos tratando de evitar que los emails se conviertan casi en un chat interminable al ofrecer alternativas más accionables sin tanto rodeo.